DESCRIPTION DE TÂCHES – COORDONNATEUR(TRICE) À L’ADMINISTRATION

 

La personne attitrée au poste de coordonnateur (trice) à l’administration doit soutenir l’équipe en poste. Elle voit à l’accueil des visiteurs avec professionnalisme et bonne humeur. Elle rédige des documents administratifs et coordonne les convocations et suivis de rencontres des différents comités.

Également, elle doit voir à la gestion et au contrôle de l’ensemble des tâches liées à la comptabilité, des comptes à recevoir et à payer, sous la supervision de la contrôleuse. Elle voit à l’approvisionnement en matériel de la Chambre.

Elle effectue la saisie des données des membres dans la base de données, en respect avec les processus établis et effectue les divers appels d’invitation aux évènements auprès des membres.

 

Responsabilités

   1. Services aux membres

  • Accueil à la réception et au téléphone;
  • Gestion des inscriptions et des adhésions;
  • Avoir une excellente connaissance des services aux membres, se tenir à l’affût des projets afin d’en informer la clientèle (les avantages aux membres, les activités);
  • Présence lors des évènements à l’occasion;

 

   2. Gestion administrative

  • Effectuer la collecte des recevables;
  • Tenir à jour la liste des membres (plateforme web);
  • Assurer l’approvisionnement de la CCIVR en respect avec les budgets alloués;
  • Suivi de l’entretien et de la mise à jour du réseau informatique;
  • Imputer les dépenses et revenus aux postes budgétaires, tel que défini par le budget annuel, tant au Bureau des véhicules qu’à la CCIVR;
  • Assurer l’archivage et la conservation des documents de la CCIVR;
  • Faire les dépôts;

 

   3. Autres tâches

  • Effectuer les appels d’invitation aux activités auprès des membres;
  • Coordonner les convocations et suivis de rencontres / comités;
  • Rédiger les comptes-rendus des rencontres;
  • Réaliser diverses tâches cléricales à la demande de la direction générale;
  • De concert avec l’équipe, collaborer à la réalisation de l’offre de services de la CCIVR;
  • Faire les commissions au besoin;
  • Toute autre tâche connexe.

 

Qualités et caractéristiques requises
  • Habiletés relationnelles versées vers l’équipe et la clientèle
  • Souci pour la satisfaction du client
  • Polyvalence
  • Bonne maîtrise de la suite Office
  • Capacité à gérer le stress
  • Autonomie dans l’exécution du travail à accomplir
  • Personne organisée et structurée
  • Loyauté
  • Discrétion
  • Ponctualité
  • Bonne connaissance des principes de comptabilité
  • La connaissance d’un logiciel comptable est un atout (Acomba, Sage)
  • Rigueur
  • Excellente maitrise du français

 

Conditions de travail
  • Régime d’assurances collectives après probation de trois mois.
  • Belle ambiance de travail dans un cadre stimulant et chaleureux.
  • Congé la journée de votre anniversaire!

 

Veuillez s.v.p. faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de présentation à Julie La Rochelle au jlarochelle@ccivr.com.

Grand
partenaire

Partenaires annuels